Como montar a sua papelaria

O ramo de papelaria é bastante concorrido. E para que a empresa se destaque, o empreendedor deverá estar preparado para a inovação com o acompanhamento das novas tendências de mercado.   Estando sempre de olho em seu consumidor.

Deve trabalhar com uma variedade de produtos ampla e números de itens também bastante considerável.

Considera-se como uma papelaria o estabelecimento comercial que vende material escolar, acessórios de informática, papel e artigos de escritório.

É muito importante que o Empreendedor faça um projeto (Plano de Negócio) de todas as etapas que ele precisará cumprir para montar a sua papelaria. Desde o nome da empresa, endereço, capital inicial, capital de giro. Qual será o gasto inicial da reforma do imóvel, aquisição das instalações, compra do estoque, etc.  Ao longo deste trabalho, voltaremos neste assunto com mais ênfase.

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CONQUISTA DO CLIENTE

Para a conquista dos clientes ou a sua não perda, o empreendedor precisara inovar com oferecimentos de novos serviços.  Temos vistos mudanças substanciais nas lojas, com a prestação de serviço de café, cantinho da leitura, ambientes para recreio infantil, oferecimentos de cursos de artes, artesanatos, desenho, entre demais serviços.

PRODUTOS OFERECIDOS

Além dos serviços oferecidos conforme acima, também não poderá deixar faltar o material de informática, presentes e ate mesmo o serviço de impressão de cartão de visitas, folhetos, encadernações, fotocopias e fotos.

NEGÓCIOS MODIFICADOS

Para atendimento de públicos específicos, estão surgindo no mercado o chamado “papelaria de luxo”, são aquelas papelarias especializados em materiais de nível técnico como materiais para desenhos, papeis especiais e materiais de informática.

Elas se destacam pela sua decoração e grande variedades de produtos para presentes, além da papelaria tradicional. Normalmente com muitas promoções.  Costuma ter esta modalidade nos Shops Centers.

AMBITO LEGAL:

SEGURANÇA DOS PRODUTOS

Como toda a empresa, o empreendedor tem que se preocupar com a parte legal de sua empresa.  Obedecer ao que determina o código de defesa do consumidor aprovado através da lei 8.078/90.

Todos os materiais escolares destinado á venda tem que estar de acordo com a NBR 152/2016, que trata da Segurança de Artigos Escolares.  Nesta norma consta especificado todos os requisitos de segurança.

No site da Associação Brasileira de Normas Técnicas, você encontra uma relação de todos os produtos que precisaram de regulamentação e suas normas técnicas. Vale a pena fazer uma visita e pesquisar estas características.

FISCAL

A papelaria deve ser constituída a principio como uma microempresa. Porém existem alguma modalidade de constituição que devem ser pesquisas antes de sua abertura:

1. Microempresa Ltda.
2. Microempresa como firma individual
3. Microempresa como Eireli
4. MEI – Microempreendedor individual.

Por conta de inúmeras particularidades existentes em cada uma destas modalidades de empresa.  Não entraremos no mérito.   Pedimos que antes da constituição, consulte o seu contador para que te de toda a orientação necessária.   Verifique os documentos necessários, inclusive do imóvel de onde será a empresa.  Tem que fazer uma pesquisa de verificação, junto a Prefeitura constatando se naquele local do imóvel é permitido funcionar uma empresa do seu ramo de atividade, pois tem zoneamento urbano que é estritamente residencial. Outros são de zona mista. Enfim, terá que fazer está busca.

VISUAL DE SUA PAPELARIA

Quanto ao visual da empresa. Existem profissionais especializados no mercado para este trabalho.  Porém segue singelas dicas;

1. A loja deve ser mantida sempre em bom estado de conservação com a limpeza, iluminação e organização em geral.
2. Pense numa logomarca curta e de fácil lembrança, para que o publico passe ase identificar com ela.
3. A pintura da fachada da loja tem que estar em harmonia com os letreiros, placas ou fachas. Tudo muito bem pintado e letreiros bem feitos.
4. Tenha uma boa vitrine de exposição dos produtos. De preferencia e se for possível por conta do espaço, que o cliente tenha acesso em determinados tipos de produtos fazendo o seu alto atendimento (pastas, cadernos, mochilas, etc.) Sempre trabalhando a iluminação. Produtos bem iluminados realça a sua beleza e qualidade!
5. Faça constantes trabalhos de exposição na sua vitrine, por conta de datas especiais.

QUANTO A EXPOSIÇÃO E ORGANIZAÇÃO DOS PRODUTOS

*Exponha os produtos de forma que fique ao alcance do cliente.

*Cuidado com o layout de sua papelaria. Mesmo que o espaço seja pequeno, procure sempre buscar a comodidade do cliente.

* Exponha os produtos em promoção de uma forma separado dos outros e com destaque.

* De forma alguma deixe produtos sem preço. É horrível submeter o cliente a duvida de preço.

* Cuidado com os pontos cegos em sua exposição dos produtos (difícil acesso), desta forma o produto ficará encalhado.  Se possível explore as passagens e corredores de sua loja.

* Analise o mercado e seus concorrentes próximos, e faça uma boa avaliação no seu Mix de produtos.  Tente sempre diferenciar!

Loja:

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FORMA DE PAGAMENTOS

A Papelaria deve ter o seu estoque controlado, com lançamentos de inclusão ou baixa automática dos produtos na venda. Para que isso ocorra deve estar com todos os códigos de barra cadastrados.

Ao emitir a nota ou cupom fiscal sempre pergunte se quer o CPF ou CNPJ na nota.

Quanto a forma de pagamento, ofereça as modalidades em dinheiro, Cartão de débito ou Cartão de Crédito (se possível).

Faça um cadastro resumido do seu cliente na emissão da nota fiscal.  Sem pressão e bastante cordialidade.  Caso o cliente não queira se cadastrar não insista.  Ele poderá não voltar mais por conta disto.

CONHECIMENTO DO RAMO

O empreendedor deve:

• Participar de cursos pertinentes a sua atividade administrativa, financeira e operacional.
• Dar treinamento aos sues colaboradores quanto ao produto e bom atendimento.
• Participas de Feiras e eventos pertinentes a sua atividade.

ADMINSTRAÇÃO FINANCEIRA

Vamos falar agora de um assunto muito importante e também preocupante que é as Finanças da empresa.

Antes de qualquer conhecimento que o empreendedor   precisa ter. Um item de fundamental importância que será o pilar para todos outros é a Organização e Disciplina.

Todos os documentos, transações bancarias, cupom, recibos e notas fiscais da papelaria deve ser controlada e lançada em livro caixa ou sistema de gestão.  E encaminhadas para o seu contador para apuração contábil e fiscal.

Veja alguns itens que o empreendedor deverá seguir:

– Capital Inicial: Ao iniciar sua papelaria, você deverá ter em mão um Capital Inicial para as primeiras aquisições de Instalações, mobiliários e mercadorias. Deve ter também um capital de giro para suportar os primeiros meses de atividade.  Um dos erros clássicos do novo Empreendedor é contrair empréstimos logo no inicio para  fundação e inicialização de suas atividades.   Jamais o empreendedor deverá trabalhar com 100% de capital de terceiros. Porque vejamos, de onde ele irá tirar os valores para pagamento dos empréstimos?

Se nem mesmo  existe faturamento!    Diríamos que estar nesta situação é “jogar com a sorte”, tendo uma boa possiblidade de o seu negócio dar errado.

– Fluxo de Caixa: Faça o fluxo de caixa diário (temos um e-book que detalha está questão), com riqueza de informações, detalhando as receitas e qualidade dos custos e das despesas.   Com este controle, você poderá fazer um diagnostico do seu negocio e tomar decisão de acordo com a necessidade da sua Papelaria.

–  . Conta a pagar e receber:  Faça um excelente controle suas contas a pagar e a receber, calculando prazo de pagamento sempre que possível com os seus recebimentos.  Apurando aí o seu Capital de giro, necessário para o seu negócio.

–  Formação de Preço: Um dos itens que o empreendedor não deve deixar de aprender é formar o preço do seu produto.   Hoje em dia, a formação do preço de venda quase sempre é feito de fora para dentro. Ou seja, quem dita o preço é o mercado.   Um produto “x” não pode custar tão diferente do concorrente somente por conta do custo interno da sua empresa. Em outras palavras. A sua empresa terá que adequar ao preço do mercado.  Por isso dá importância da formação do Preço de venda. Neste momento, você estará avaliado o custo do produto vendido (por quanto você comprou), o seu custo direto, suas despesa operacional, administrativa e etc. Somente assim o seu preço terá condições de concorrer no mercado!

Fluxo do departamento de compras:

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Só conseguimos mudar uma coisa quando a conhecemos com profundidade.

– Estoques:  Cuidado com as compras, quem compra bem, vende bem. Quem compra mal, também vende mal! Veja o estoque mínimo, Faça uma apuração através de indicadores do numero de vezes que o seu estoque gira em um determinado tempo.  Apure o seu capital de giro. Para que não tenha necessidade de pedir emprestado na ultima hora, para cobrir o caixa. Existem vários indicadores interessantíssimos que poderá ser adotado. Vale a pena acompanha-los de perto.

– Faça uma avaliação dos seus pontos fracos e pontos fortes.   Tentando com isso maximizar os pontos fortes e minimizar os pontos fracos.

Boa sorte!

Fonte: Sebrae

Valdomiro Ferreira da Cunha
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